Rituals voorspelt zijn kasstroom met actuele financiële data
Door twee belangrijke financiële processen te automatiseren verdween bij Rituals het handmatig uploaden van betalingen en werd de kasstroomprognose beter, sneller en minder foutgevoelig, over 27 rechtspersonen heen.
De uitdaging
De financiële afdeling van Rituals werkte met een omslachtig proces vol handwerk. De kasstroomprognose werd met de hand in Excel gemaakt, waardoor een helder en actueel beeld van de kaspositie moeilijk te krijgen was.
Elke week moesten betaalbestanden met de hand worden geüpload naar meerdere bankplatformen, voor 27 verschillende rechtspersonen. Dat kostte tijd en bracht risico mee. Er was geen geautomatiseerde manier om dagelijkse bankafschriften op te halen en te verwerken, waardoor belangrijke financiële informatie laat of helemaal niet binnenkwam.
Naarmate het bedrijf groeide, maakte die opzet vooruitplannen lastig, vertraagde ze beslissingen en vergrootte ze de kans op vertraging en fouten.
Het doel
De opdracht was eenvoudig: de kasstroomprognose sneller, nauwkeuriger en beter beheersbaar maken. Daarvoor wilde Rituals het terugkerende werk automatiseren, fouten terugdringen en zorgen dat de financiële gegevens altijd actueel zijn.
Ook moest de oplossing aansluiten op de bestaande systemen, meer grip geven op de financiële processen, en het inzicht leveren om met vertrouwen en op het moment zelf te kunnen beslissen.
Over onze klant
Cosmeticamerk Rituals, in 2000 opgericht door de Nederlandse CEO Raymond Cloosterman, is hard gegroeid: van één winkel in de Kalverstraat in Amsterdam naar meer dan 800 winkels, 1500 shop-in-shops en vier stedelijke wellnesscentra in 27 landen. Rituals is doorgedrongen tot de Verenigde Staten, Azië en daarbuiten en neemt het op tegen merken die er veel langer zijn, waardoor een goede winkelervaring zwaar telt. Het bedrijf is uitgegroeid tot een omnichannel-retailer met een flinke online omzet, en de resultaten spreken voor zich.
Rituals verkoopt huis- en lichaamsverzorging in de winkels en op rituals.com. Het merk combineert moderne techniek met eeuwenoude oosterse gebruiken, in een aanbod van betaalbare producten die dagelijkse routines als douchen en scheren tot een ritueel maken.
Begin je eigen succesverhaal met Crystalloids
Werk samen met Crystalloids en Google Cloud om je project tot leven te brengen.
De oplossing
Crystalloids bouwde samen met Rituals The Payment Hub, een volledig geautomatiseerd, cloud-native platform dat de financiële systemen verbindt, de betaalverwerking stroomlijnt en de realtime gegevensstromen levert die de prognose nodig heeft.
Het platform verwerkt leveranciersbetalingen van begin tot eind en behandelt de bestanden veilig over alle rechtspersonen heen, zonder tussenkomst van mensen. Dagelijkse bankafschriften worden automatisch opgehaald, verwerkt en ingelezen. De verwerking loopt via een event-gedreven architectuur op Google Cloud, waardoor elke transactie wordt afgehandeld zodra die er is, zonder te wachten op een geplande batch.
Om het financiële team de regie te geven, zit er uitgebreide bewaking en alarmering in via Splunk en Cloud Logging. Afwijkingen, zoals een ontbrekend bestand of een mislukte overdracht, komen direct bovendrijven, wat de betrouwbaarheid op peil houdt.
Met BigQuery houden we bij welke financiële bestanden verwerkt zijn. Daar slaan we alleen metagegevens op, zodat er overzicht is zonder de inhoud van die bestanden te lezen of te analyseren. Het team kan daardoor nagaan wat wanneer is afgehandeld, wat de doorzichtigheid en de grip vergroot zonder in te leveren op veiligheid.
Met de gegevens centraal en bereikbaar is ook het voorspellen zelf opnieuw ingericht. In plaats van statische Excel-bestanden werkt Rituals nu met levende gegevensstromen, waardoor de prognose meebeweegt met wat er gebeurt.
Het resultaat
Met actuele financiële gegevens door de Payment Hub kan het financiële team van Rituals de kasstroom sneller en nauwkeuriger voorspellen. Wat eerst een traag proces was rond Excel-bestanden en versnipperde gegevens, is nu een geautomatiseerde werkwijze waarmee vooruit te plannen valt.
Het handmatig uploaden en het wachten zijn verdwenen. Leveranciersbetalingen lopen soepel over alle rechtspersonen, met de goedkeuringen en de bankkoppelingen in de Payment Hub zelf. Het financiële team ziet wat er gebeurt, weet wat eraan komt en kan snel bijsturen.
Een prognosemodule in de Payment Hub heeft de spreadsheets vervangen die het team eerder bijhield. In plaats van met verouderde bestanden werkt het team nu met actuele cijfers waar het ook echt op kan handelen.
De kasstroomprognose is daarmee een betrouwbaar onderdeel van de bedrijfsvoering geworden.