Zou je deze software vandaag opnieuw kopen? Vijf vragen voor je volgende verlenging

Als er een softwareverlenging binnenkomt, kijkt iemand meestal of de prijs niet te veel is gestegen, vraagt na of het team de tool nog gebruikt, en keurt een nieuw jaar goed. Lange tijd was dat een redelijke aanpak, omdat zelf iets laten bouwen voor de meeste organisaties niet realistisch was. Nu is het de moeite waard om vóór het tekenen een andere vraag te stellen: zou je deze software opnieuw kopen als je vandaag helemaal opnieuw moest kiezen?

Waarom die vraag nu anders uitvalt

In de meeste organisaties stijgen de SaaS-kosten stap voor stap, zonder dat daar één grote beslissing achter zit. Er komen gebruikers bij, er wordt een module toegevoegd voor één team, en een hoger pakket blijkt nodig voor een functie die iemand nodig heeft. Elk van die stappen is op het moment zelf logisch, maar na een paar jaar betaalt de organisatie voor een opzet die niemand in deze vorm zou hebben gekozen.

Tegelijk is er iets veranderd aan de andere kant van de afweging. Software laten bouwen kostte jarenlang zoveel tijd en capaciteit dat verlengen bijna altijd de verstandige keuze was. Met AI-ondersteunde ontwikkeling bouwt een klein team nu in weken wat vroeger maanden vroeg, waardoor software op maat voor meer situaties een serieus alternatief is geworden. Dat betekent niet dat je alles moet vervangen, maar wel dat de verlenging een echte beslissing is geworden in plaats van een formaliteit.

De vijf vragen hieronder helpen om die beslissing goed te nemen. Ze werken voor een CRM, een marketingplatform, een BI-tool of een ander pakket waar je jaarlijks voor betaalt.

Wat gebruiken we er werkelijk van?

Begin bij het gebruik, en kijk verder dan het aantal mensen dat inlogt. Welke functies worden elke week gebruikt, en voor welke modules betalen we zonder dat iemand ze opent? In de meeste organisaties is dat een kleiner deel van het pakket dan verwacht. Het overzicht van gebruikers en hun activiteit zit meestal gewoon in de beheeromgeving van de tool, en het is de moeite waard om er een uur voor te nemen voordat de verlenging getekend wordt.

Waar groeit de rekening mee?

Bij veel SaaS-pakketten groeit de prijs mee met iets anders dan het gebruik: het aantal seats, het aantal contacten in je database, het datavolume of het pakketniveau dat nodig is voor één functie. Dat is geen verborgen kostenpost, maar het betekent wel dat de rekening stijgt naarmate je organisatie groeit, ook als je niet meer met de tool doet dan het jaar ervoor. Leg de facturen van de afgelopen drie jaar naast elkaar en kijk welk deel van de stijging je terugziet in wat het team ermee bereikt.

Van wie is de data, en hoe krijg je die eruit?

Deze vraag wordt vaak pas gesteld als iemand wil overstappen, en dan is het laat. Kun je al je data volledig exporteren, inclusief de historie van contacten, campagnes of rapporten? Staat die data ook in je eigen omgeving, bijvoorbeeld in een datawarehouse, of alleen bij de leverancier? Als het antwoord onduidelijk is, zit je vaster aan het pakket dan het contract doet vermoeden. Dat is een goede reden om de export nu te regelen, ook als je van plan bent te blijven.

Werkt het team om het pakket heen?

Het helpt ook om te kijken naar wat er naast de tool gebeurt. Teams werken elke maandag een spreadsheet bij omdat het rapport in het pakket net niet klopt, zetten data met de hand over naar een ander systeem, of passen een proces aan omdat het sjabloon niets anders toelaat. Zulke workarounds kosten tijd die niet op de factuur staat, en ze laten zien waar het pakket en de werkwijze van je organisatie uit elkaar zijn gegroeid. Bij ons eigen marketingplatform was dat het eerste signaal dat de opzet niet meer paste.

Wie onderhoudt het, als je het zelf bouwt?

Een SaaS-pakket neemt infrastructuur, updates, beveiliging en een groot deel van het operationele werk uit handen. Wie zelf bouwt, neemt dat werk over, of legt het bij een partner. Voor organisaties zonder engineeringcapaciteit is dat vaak een reden om te blijven, en dat is een prima uitkomst van deze oefening. Heb je die capaciteit wel, zelf of via een partner, dan verschuift de afweging naar de vraag of het onderhoud opweegt tegen de licentie en de beperkingen.

Wat de antwoorden je vertellen

Als de eerste vier vragen laten zien dat je betaalt voor veel wat je niet gebruikt, dat de kosten meegroeien met iets anders dan waarde, en dat het team om het pakket heen werkt, dan is de vijfde vraag de beslissende. Is daar een goed antwoord op, dan is het tijd om het alternatief serieus uit te werken.

Je hoeft niet alles in één keer te vervangen. De Mandemakers Groep verving eerst alleen de BI-omgeving door een eigen rapportageplatform, en zette de bestaande rapporten in ongeveer een maand over. Wij begonnen bij onze eigen marketingstack met de website, en volgden daarna met het CRM, de e-mail en de social planning. In beide gevallen ging het om maatwerk software die om de organisatie heen is gebouwd, één onderdeel tegelijk, met het oude systeem als vangnet tot het nieuwe zich had bewezen. Hoe dat bij ons verliep, lees je in het verhaal van onze eigen migratie.

Benieuwd hoe jouw grootste softwareverlenging uit deze vijf vragen komt? Dat lopen we graag samen met je door, voordat het contract weer voor een jaar wordt getekend.